Úton vagyunk a teljesen digitális irodák korába

Cégmérettől, adminisztrációs előírásoktól függően a vállalkozások éves szinten akár több millió forintos megtakarítást is elérhetnek, ha az irodai folyamataikat a nyomtatottról a digitális dokumentumkezelésre helyezik át.

A teljes körű váltás, azaz a papírmentes irodavezetés akkor valósul meg, ha a céges irat-és tartalomkezelés, valamint az üzleti jellegű eljárások végig automatizáltak, és kizárólag digitális platformon zajlanak. A nyomtatógyártók ma már egyre inkább azon dolgoznak, hogy ezt a technológiai előrelépést támogatva olyan berendezéseket állítsanak elő, amelyekkel a papírfelhasználás mértéke redukálható. A digitális transzformáció fontosságát szem előtt tartva vezeti be idén a Xerox a 29 új ConnectKey® kompatibilis berendezését, amelyek között nyomtatók és multifunkciós eszközök is megtalálhatóak. A Xerox megoldásaival könnyen digitalizálhatóak, rendszerezhetőek a vállalati dokumentumok, hogy az irodák megszabadulhassanak a hatalmas papírkupacoktól.

Minden új berendezésen megtalálható lesz a „Scan To The Cloud" funkció, amellyel a felhasználók egyszerűen, gyorsan, közvetlenül a nyomtatóról szkennelhetik be a dokumentumaikat az olyan online fájltároló felhő-rendszerekbe, mint a DropBox, a Microsoft OneDrive, vagy a Google Drive (GCloud). Ennek köszönhetően pedig máris hatékonyabbá válhat a dolgozók közti együttműködés, a feladatok megoldása.

A Xerox mobil kapcsolatot is biztosít a ConnectKey® kompatibilis eszközeihez. A munkatársak a Mobil Link applikáció segítségével, távoli eléréssel, az okostelefonjukról, tabletjükről paraméterezhetnek és indíthatnak szkenneléseket akár hagyományos célállomások (email, mappa, FTP szerver, faxolás), akár felhő alapú tárolók (például Microsoft O365, Microsoft OneDrive, Dropbox, GCloud, Evernote) felé.

Hasonlóképpen hasznos az új ConnectKey® multifunkciós nyomtatókon a kereshető PDF fájlokba való szkennelés lehetősége. Ennek révén a szöveges metadatok megadásával a korábban beszkennelt dokumentumok bármikor könnyedén megtalálhatóak a gépen tárolt és elmentett anyagok közt. Továbbá, kiegészítő szoftver segítségével arra is van mód ezeknél a berendezéseknél, hogy szerkeszthető fájlként szkenneljük be a dokumentumokat. Az ezzel a szoftverrel felszerelt, multifunkciós nyomtatók képesek arra, hogy a beszkennelt dokumentumokat szerkeszthető Microsoft Word formátumúvá alakítsák, azaz digitális kópiát készítsenek az addig csak nyomtatott változatban létező anyagból.

Mindezeken túl Pap Kornél, a Xerox Magyarország rendszermérnöke szerint az irodák papírmentességének eléréséhez vezető úton a legfontosabb tényező a munkavállalói tudatosság növelése. Ha a vállalatok házon belül gondot, időt és pénzt fordítanak arra, hogy megismertessék a dolgozókkal a digitalizálással járó pozitív változásokat, illetve azok hatékonyságát, akkor akár már rövidtávon jelentős megtakarítások érhetőek el az irodai kiadások terén. A felesleges nyomtatás mértékének csökkentésével pedig a vállalatok ökológiai szennyezése is kisebb lesz, ami végső soron hozzásegíti őket a környezettudatosabb működéshez.